La gestione di una PMI passa anche dalla pianificazione del bilancio annuale e dal controllo dei flussi di denaro che entrano ed escono dall’azienda. Il monitoraggio è sicuramente un elemento chiave nella vita dell’imprenditore, è necessario quindi realizzare un vero e proprio rendiconto che indichi le spese, ma soprattutto i guadagni ricavati dall’azienda in un anno e un altro documento che valuti spese e fatturato a cadenza mensile o bimensile, a seconda delle necessità dell’azienda.
Questi sono due elementi importanti che aiutano a tenere sotto controllo i costi dell’azienda. Se non si analizzano costantemente i flussi finanziari che interessano l’azienda si rischia di andare in perdita, senza un piano di recupero e accorgersi troppo tardi della cassa vuota.
Vediamo nel dettaglio quali sono le attività che possono aiutare l’imprenditore a gestire al meglio l’aspetto finanziario della sua azienda.
Controllo dei costi in azienda: quali sono le attività di monitoraggio?
Quando supportiamo gli imprenditori nella gestione della loro azienda ci soffermiamo su diversi aspetti, uno di questi è quello finanziario: se non si controlla bene questo aspetto l’attività imprenditoriale è destinata a fallire.
Esistono diversi strumenti che permettono all’azienda di attuare una pianificazione finanziaria: il bilancio di fine anno e il bilancio di cassa.
Il budget del flusso di cassa è un’attività che ha differenti obiettivi:
- Permettere di prevedere i bisogni di liquidità
- Individua quando è necessario chiedere un finanziamento
- Ne valuta la convenienza, cercando di capire a quale affidare la tua azienda.
- Valuta quali sono le entrate e le uscite mensili
- Permette di conoscere o prevedere quali periodi dell’anno saranno problematici e quali, invece, garantiranno un surplus.
- Come e quanto vengono usati i depositi finanziari.
Ma la finalità principale è quella garantire all’azienda di essere sempre in positivo, cioè che gli incassi siano maggiori delle spese. Non bisogna però confondere le spese con gli investimenti, che permettono all’imprenditore di usare il denaro per ottenere successivamente maggiore guadagno. Gli investimenti devono essere concentrati in un breve periodo e monitorati costantemente per avere subito la certezza di recuperare i soldi.
Per avere sempre a disposizione questi dati è necessario dotare degli strumenti gestionali più avanzati: in un articolo precedente abbiamo parlato dei software per migliorare la gestione aziendale.
Con un budget di cassa e un bilancio annuale effettuato entro le scadenze è possibile scoprire per tempo le spese eccessive: solo conoscendo anticipatamente questi problemi è possibile porre rimedio.
Esistono poi delle aziende che registrano particolari guadagni durante precisi periodi dell’anno: le attività stagionali. Pensiamo, per esempio, ai ristoranti e hotel delle località turistiche o i negozi di abbigliamento, che vedranno durante i saldi un incremento del fatturato. Se l’azienda opera soprattutto in una stagione è necessario concentrare il monitoraggio in quel periodo, mentre durante il resto dell’anno è sufficiente un controllo trimestrale.
Lo stesso discorso vale per le startup che nei primi mesi di vita vivono sicuramente il periodo più delicato e devono concentrarsi nel monitoraggio del flusso di denaro.
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