La tutela della privacy è un aspetto che devi prendere in considerazione nella gestione della tua azienda. Pensa, per esempio, a quante informazioni personali giungono sulla tua scrivania: curriculum vitae, dati anagrafici dei tuoi dipendenti, informazioni personali di collaboratori e clienti, etc.
Ti sembrerà normale, probabilmente, avere a che fare con questa mole di dati da far invidia a Facebook, ma anche questo aspetto deve essere regolamentato e gestito con competenza. Il rischio è quello di incappare in spiacevoli sanzioni e altri problemi di carattere legale.
Oggi vogliamo darti alcune informazioni circa la gestione responsabile della privacy nella tua azienda. Tenere conto di questi aspetti e trattarli con responsabilità è sicuramente sintomo di professionalità e competenza, ricordalo sempre!
Gestione e tutela della privacy in azienda: una piccola guida pratica
La tutela della privacy in azienda è regolamentata dal decreto legislativo 196/2003, conosciuto dagli addetti ai lavoro come il Codice della Privacy. Oltre a questa legge, sono state introdotte negli anni altre norme specifiche, pensiamo, per esempio al registro delle opposizioni, creato per tutelare le persone fisiche da proposte commerciali via telefono (i famosi call center), ma anche cartacee e sul web.
Tutela della privacy e CV: cosa dice la legge
Ad una impresa interessano soprattutto specifiche norme dedicate appositamente alla tutela della privacy dei candidati che inviano il CV in modo spontaneo che, per legge, devono riportare in calce una liberatorio che autorizza al trattamento dei dati ma che, contrariamente a quanto si pensi, non svincola l’azienda dalle regole previste dal Codice della Privacy. Recentemente il Decreto Sviluppo (DL n.138/2011) ha liberato i candidati dall’obbligo di scrivere la liberatoria su curriculum vitae quando si candidano spontaneamente, cioè senza rispondere ad un annuncio di lavoro. Tuttavia, l’imprenditore nel momento in cui sceglie un candidato di questo tipo e lo invita per un colloquio in azienda è tenuto a fargli firmare la famosa liberatoria.
Qual è la formula da inserire nel curriculum vitae? La scriviamo di seguito:
“In riferimento alla legge 196/2003 autorizzo espressamente l’utilizzo dei miei dati personali e professionali riportati nel mio curriculum”.
Perché è importante inserirla? Questa frase di poche righe diventa indispensabile per ogni candidato che risponde ad un annuncio di lavoro: la sua assenza potrebbe causare l’esclusione della sua candidatura da quelle possibili.
Anche se è obbligatorio inserirla solo quando si risponde ad un annuncio, noi consigliamo di scriverla sempre in ogni curriculum e l’imprenditore è tenuto ad assicurarsi della sua presenza ogni volta che prende in considerazione una candidatura. L’alternativa è quella di farla firmare al candidato durante il primo colloquio.
Codice della privacy e trattamento dati in azienda: come funziona
Dopo la piccola digressione sulla gestione della privacy nei CV ritorniamo alle caratteristiche del Codice della Privacy, un documento che dovrebbe essere presente e consultabile in ogni impresa. Qui si trovano tutte le norme e gli obblighi da conoscere.
Cosa significa trattamento dei dati? Con questa espressione si fa riferimento alle operazioni, effettuate senza con o senza l’uso di strumenti informatici, effettuate al fine di raccogliere, conservare ed elaborare informazioni personali relative a chi, in qualche modo, viene in contatto con l’azienda: candidati, clienti, collaboratori, dipendenti e così via.
Il D.Lgs. n. 196/2003 è il documento di riferimento per il trattamento di dati e si divide in 3 parti: regole per tutti i tipi di trattamento e regole per i soggetti pubblici e norme per enti pubblici e privati di carattere economico.
Le aziende sono obbligate a fornire tutte le indicazioni necessarie e raccogliere specifiche liberatorie quando si trovano a dovere chiedere e conservare informazioni private relative a persone fisiche, giuridiche e ad ogni tipo di ente.
Le due figure di riferimento in azienda sono il Titolare del trattamento e il Responsabile, che devono adottare delle norme per proteggere i dati che gli vengono affidati. Per esempio, è fondamentale proteggere il data base e tutelare l’azienda stessa nel caso di furto.
Il tema della tutela della privacy è molto complesso e ogni azienda dovrebbe avvalersi di un buon consulente al fine di evitare spiacevoli conseguenze causate da disattenzioni.