Come rendere produttiva una riunione aziendale

Iniziamo questo articolo con un dato abbastanza allarmante: la maggior parte delle imprese in Italia sottovaluta l’importanza delle riunioni aziendali. Spesso vengono surclassate a semplici discussioni che non portano a nulla, inutili e improduttive. Altre volte, i toni si fanno più accesi, nuocendo alla comunicazione e alla serenità, portando a risultati ancora più inconcludenti, con dipendenti che parlano uno sull’altro per far valere le proprie ragioni e manager che non riescono a gestirli.

Basterebbe semplicemente rendersi conto che tali meeting aziendali sono fondamentali per il benessere dell’organizzazione e possono davvero migliorare diversi aspetti dell’impresa: dalla comunicazione interna alla produttività.

Tu come gestisci le tue riunioni aziendali? In base alla nostra esperienza nel campo della consulenza alle imprese vogliamo svelarti qualche segreto per renderle davvero produttive e godere di tutti i vantaggi.

Le regole d’oro per una perfetta riunione aziendale

Senza troppi giri di parole arriviamo subito al dunque parlando degli elementi che rendono una riunione aziendale utile e produttiva. Perché in fondo è per questo che sei arrivato a leggere questo articolo: sei stanco delle numerose riunioni che hai avuto modo di gestire nella tua impresa, le quali, più che giovare alla produttività, l’hanno rallentata, diventando una vera e propria perdita di tempo.

E come diciamo sempre: il tempo è denaro!

In base alla nostra esperienza concreta vogliamo trasmetterti ciò che abbiamo appreso negli anni trascorsi accanto ad imprenditori come te, con le tue stesse necessità.

Vediamo quindi quali sono i punti essenziali su cui puoi lavorare per rendere la tua riunione di lavoro perfetta:

• Definisci un obiettivo: prima di iniziare la riunione ti sei chiesto se è davvero necessaria farla? Se non sei sicuro della sua utilità è meglio annullarla. Al contrario, se ti rendi conto che questa è fondamentale per l’azienda, rendila produttiva stabilendo l’obiettivo che vuoi raggiungere.
  Comunicalo ai partecipanti, in questo modo si presenteranno alla riunione sapendo già che cosa vuoi ottenere. La discussione sarà così orientata verso quello scopo, evitando inutili perdite di tempo.
• Impedisci l’uso dei telefoni: sicuramente ti sarà capitato di assistere ad una riunione interrotta dal continuo squillare dei cellulari, ciò rende impossibile il dialogo con i partecipanti. È importante invece salvaguardare la comunicazione e mantenere la concentrazione sul discorso principale, evitando ogni genere di distrazione.
• Stabilisci la durata della riunione: organizzare un meeting che duri più di 1 ora è impensabile. Anche evitando ogni genere di distrazione, i partecipanti non saranno mai in grado di mantenere la concentrazione per così tanto. Per rendere produttiva la riunione concentra il discorso nel minor tempo possibile.
• Organizza le fasi della discussione: suddividi la riunione nei 3 principali argomenti che ti aiuteranno a scandire i tempi. Evita di trattare troppe tematiche in una sola riunione, sarebbe poco produttivo!
• Definisci i ruoli preventivamente: al termine del meeting stabilisci chi si occuperà di cosa in base alle decisioni prese. La suddivisione dei compiti è fondamentale per raggiungere lo scopo per il quale è stata indetta la riunione.

Questi sono ottimi punti di partenza per ottenere dei cambiamenti immediati sulla produttività delle tue riunioni aziendali.

L’elemento che accomuna le regole d’oro è la pianificazione. Una riunione ben organizzata, come del resto un’azienda ben strutturata, permette di raggiungere con chiarezza ed estrema velocità i traguardi desiderati.

Consigli per una riunione produttiva

Dopo averti illustrato le regole alla base di una riunione aziendale in grado di cogliere nel segno, ci teniamo a darti qualche suggerimento su alcuni dettagli che faranno la differenza:

• Assicurati che ci sia una bottiglietta d’acqua per ogni partecipante;
• Se si tratta di una riunione telematica, accertati che la connessione messa a disposizione sia stabile;
• Imposta la temperatura della stanza in modo da non infastidire i partecipanti;
• Prendi appunti sulle attività stabilite e invia poi un resoconto via mail;
• Sprona i partecipanti a proporre idee e punti di vista differenti, stimolali al dialogo;
• Al termine della riunione, festeggiate gli obiettivi raggiunti con pizzette o pasticcini. Saranno tutti felici di partecipare attivamente alla riunione.

Sono piccoli dettagli che faranno la differenza nelle tue riunioni aziendali. Provare per credere!