Quante volte ti è sembrato di avere poco tempo a tua disposizione? Magari è un pensiero fisso, che ti viene in mente soprattutto quando sei a lavoro e desideri che tutte le attività della tua azienda siano ben allineate per raggiungere al meglio tutti gli obiettivi.
Spesso succede di non riuscire a gestire tutte le scadenze e i task, questo provoca una reazione a catena fatta di malumori, conflitti dentro e fuori dall’ufficio e soprattutto, con l’andare del tempo, può degenerare causando bassa produttività.
Durante la nostra esperienza come consulenti aziendali ci è spesso capitato di dover affiancare imprenditori e professionisti nella gestione delle attività, in modo da poter fare tutto entro i tempi concordati. Certo, è un lavoro duro, ma con responsabilità e determinazione è possibile concludere tutti i compiti con successo e dedicare anche del tempo a se stessi.
In questo articolo ti sveliamo qualche segreto per riuscirci, senza fare errori.
Errori comuni nella gestione del tempo: li fai anche tu?
Non importa con quanti clienti riesci a prendere i contatti, quanti dipendenti lavorano per te e quante risorse hai a disposizione per produrre beni e servizi. La realtà è che senza tempo a disposizione per combinare questi elementi nel modo giusto, la tua azienda rimarrà ferma sempre nello stesso punto.
Vogliamo elencarti gli errori commessi dalle aziende come la tua. Li abbiamo riscontrati in anni di affiancamento alle imprese.
Ecco quali sono:
- Mischiare grandi e piccoli progetti. Come ben sai, ogni attività ha un peso e un’importanza diversa. Perché allora inserire tutto in un unico elenco di “cose da fare”? Prevedi almeno due liste, suddivise in base alla rilevanza che ogni attività ha per la tua azienda.
- Non identificare le azioni concrete da compiere. Indicare in maniera astratta le azioni da intraprendere non è un buon metodo per portarle a buon fine. Se quando leggi il programma per la giornata, ti sorge spontanea la domanda “si ma, cosa devo fare?”, vuol dire che qualcosa non va!
- Non stabilire un tempo preciso per ogni attività. È fondamentale decidere quando svolgere il compito, come eseguirlo e quanto tempo dedicare a ciascuna attività. Solo così sarai in grado di organizzare al meglio la tua giornata di lavoro.
- Mettere in secondo piano le pause caffè. Un altro errore comune è pensare che il modo più veloce di portare a termine le attività sia quello di lavorare senza sosta. La pausa è fondamentale per ricaricare la mente e riprendere con più serenità il resto delle attività previste per la giornata. Se te lo stai chiedendo: sì, devi programmare anche le pause!
- Ricordare le cose a mente. Calendari, scalette e liste sono alla base della buona organizzazione. Scrivere gli obiettivi nero su bianco li rende chiari e ti dà la giusta direzione per seguirli e raggiungerli.
- Ritenere che il multitasking sia un metodo efficace. Ammettilo, anche tu pensi che questa procedura sia una delle più efficaci per svolgere il lavoro. Sappi che non è così. Infatti, svolgere più compiti in una sola volta richiede dal 20 al 40% di tempo in più che dedicandoti ad un’attività per volta.
Per non parlare poi dei comportamenti che in azienda fanno perdere la maggior parte del tempo, non solo ai dirigenti ma anche ai lavoratori:
- Problemi organizzativi;
- Poca comunicazione tra le parti;
- Riunioni aziendali male organizzate;
- Obiettivi e priorità poco definiti.
In quali errori appena elencati ti ritrovi?
Tranquillo, non siamo qui per rimproverarti, desideriamo metterti in guardia e soprattutto aiutarti a gestire meglio il tuo tempo. Vediamo insieme qualche soluzione da mettere subito in pratica, per vedere i primi risultati sulla tua attività produttiva.
Ti potrebbe interessare: Gestione del tempo, scarica il calendario in PDF
Qualche consiglio per la tua azienda
Come promesso, ecco i consigli da mettere subito in pratica per un cambio di rotta immediato nell’organizzazione del tempo.
La prima cosa da fare è imparare a comunicare con i tuoi dipendenti: mettere in relazione le diverse parti dell’azienda e comunicare in maniera chiara e precisa gli obiettivi, sono già soluzioni che ti permettono di risparmiare gran parte del tempo. Immagina se un dipendente deve rifare il lavoro di una settimana da capo solo perché non gli hai comunicato bene tutte le direttive!
Inoltre, coinvolgere i dipendenti può rendere ancora più semplice la gestione del tempo. Se tutti sono coinvolti nelle attività e sanno sempre cosa devono fare, senza dover fare richieste specifiche e aspettare risposte che spesso arrivano dopo ore, la quantità di tempo risparmiato è notevole.
Conosci il diagramma di Gantt? È uno dei sistemi più utilizzati per organizzare i progetti: scadenze da rispettare, ordini da fare e settori coinvolti. Il tutto ben sistemato all’interno di una tabella che scandisce ora per ora le giornate lavorative, costi e risorse impiegate.