Ormai si tratta di una certezza: organizzare correttamente lo spazio di lavoro ha effetti positivi sulla produttività aziendale. Anche se alcuni nel disordine ci vivono, o sopravvivono, in maniera impeccabile, la realtà a lavoro è ben diversa. In base alla nostra esperienza abbiamo constatato che uno spazio di lavoro caratterizzato dal disordine fa perdere tra il 20 e il 40% del lavoro giornaliero.
E siccome il tempo è denaro siamo certi che anche tu, come la maggior parte dei nostri clienti, vuoi correre subito al riparo!
Ma prima di iniziare a fare piazza pulita nella tua scrivania e in quella dei tuoi dipendenti, ascolta i nostri suggerimenti su come organizzare correttamente lo spazio.
Vogliamo condividere con te qualche trucchetto, frutto della nostra esperienza, per migliorare la produttività della tua azienda. Con i nostri clienti hanno funzionato, perchè non dovrebbero funzionare anche con te?
Organizzare lo spazio di lavoro: ecco come fare
Sarai d’accordo con noi che per aumentare la produttività è necessario dedicare più tempo all’attività lavorativa. Hai mai pensato a quanto tempo perdi a cercare documenti, appunti e numeri di telefono? E i tuoi dipendenti quanto tempo perdono a correre dal loro ufficio a quello del collega con cui collaborano abitualmente? Si tratta di ore preziose di lavoro perse in pratiche che possono essere evitate con qualche semplice cambiamento.
Ma procediamo per gradi. Per prima cosa vogliamo suggerirti alcune idee su come migliorare lo spazio di lavoro, intervenendo sulla tua scrivania. Potresti dare gli stessi consigli ai tuoi dipendenti, e beneficiare dei buoni risultati sulla produttività.
Alcuni potranno sembrarti banali, ma non tutti lo fanno. Ecco cosa potresti fare:
- Posizionare il computer all’estremità della scrivania per godere di maggiore spazio. Metti accanto al PC anche il telefono, così sarà sempre a portata di mano e potrai rispondere più velocemente alle chiamate.
- Raccogliere tutte le penne e le matite in un portapenne da collocare di fianco al monitor mettendo accanto un piccolo blocco con fogli bianchi. Immagina di essere al telefono e dover prendere nota di un nuovo importante cliente. Pensi che avere le penne sparpagliate per la scrivania sia produttivo? Il kit perfetto è composto da: una biro, una matita, un paio di evidenziatori, un cancellino, la pinzatrice e la levapunti.
- Organizza i documenti nelle apposite cartelle, suddivise per pratiche e argomenti. Non lasciare fogli in giro sulla scrivania. Servono solo a creare montagne impossibili da scalare. E poi se ti chiama il famoso cliente importante, e devi prendere velocemente la sua pratica, pensi di trovarla nel mucchio in fondo alla scrivania?
Sebbene questo sia il punto su cui concentrare maggiore attenzione, è anche vero che l’ambiente di lavoro è più ampio ed è fatto di un ufficio e di persone che collaborano tra loro. Quindi aspetta ancora un attimo prima di rivoluzionare il tavolo di lavoro. Abbiamo ancora qualche consiglio per migliorare la produttività della tua azienda.
Migliorare lo spazio di lavoro per rendere più efficace la comunicazione
Per prima cosa assicurati che la scrivania del tuo ufficio, e quella dei tuoi dipendenti, sia ben posizionata. L’ideale è prevedere una fonte di luce naturale che illumina bene il tavolo. È meglio evitare di posizionarsi con la finestra alle spalle. L’istinto naturale ti porterà a sentirti sotto attacco e continuerai a girarti per verificare che sia tutto ok. E la conseguenza è chiara: perderai un sacco di tempo.
E i colori delle pareti? Pensi che non siano così importanti, ma in realtà giocano un ruolo essenziale. Ti sconsigliamo il bianco integrale, che ricorda un ambiente sterile e freddo, se proprio non ne puoi fare a meno decora i muri bianchi. L’alternativa è un colore pastello chiaro.
Come ben saprai, la qualità della comunicazione è una componente essenziale per una maggiore produttività. In precedenza ti abbiamo svelato le tecniche per migliorare la comunicazione con i tuoi dipendenti. Ma qui ci stiamo riferendo ad un altro dettaglio importante. Quello che riguarda la distanza tra i collaboratori della tua azienda.
Ti consigliamo di posizionare le scrivanie in modo che i dipendenti stiano vicini tra loro, in particolare quelli che lavorano a progetti comuni. Non tutti lo fanno: molti imprenditori collocano le scrivanie lontane tra loro costringendo il personale a continui spostamenti da una zona ad un’altra dell’ufficio. Peggio ancora quando è strutturata su più livelli. Insomma, una buona parte delle ore lavorative le passavano a fare avanti e indietro. Con il nostro intervento poi sono riusciti a risolvere efficacemente questo problema organizzativo.
Infine, se i tuoi dipendenti trascorrono la pausa pranzo in ufficio crea una stanza tutta per loro, con un grande tavolo in cui possano pranzare insieme, lasciando la postazione di lavoro e staccando così con la mente. Questo permetterà loro di conoscersi meglio, chiacchierare e distrarsi in modo da riprendere con una carica in più. Lo stesso vale per la zona dedicata alla pausa caffè: come? Non hai una macchinetta del caffè in ufficio? In questo modo i tuoi dipendenti dovranno recarsi al bar e perdere tempo o peggio fare lo spuntino seduti alla scrivania: noi raccomandiamo di garantire una pausa dal lavoro ogni due ore e con una stanza provvista di caffè, bevande e qualche stuzzichino il break sarà più piacevole.