Hai mai sentito parlare di workflow aziendale? Si tratta dell’organizzazione del flusso di lavoro di un’impresa che rende possibile lo svolgimento di ogni attività. Probabilmente è una procedura con cui hai già una certa familiarità, anche se magari non l’hai mai ricollegata al termine tecnico inglese.
Per spiegarti meglio a cosa si riferisce vogliamo farti l’esempio che facciamo sempre ai nostri clienti imprenditori. Hai presente quando decidi di cucinare una bel dolce? Cerchi la ricetta e segui tutti i passaggi per arrivare alla preparazione finale. Ora immagina di voler coinvolgere parenti e amici nella preparazione dello stesso dolce e di dover coordinare le mansioni per raggiungere un risultato soddisfacente. Inizierai assegnando ad ognuno un compito, assicurandoti che tutti siano in grado di svolgerlo nel migliore dei modi e nei tempi giusti.
Ecco, vale lo stesso per il workflow aziendale, solo che al posto degli ingredienti ci sono le informazioni e le risorse, e al termine del processo non ci sarà una bella torta ma il raggiungimento del tuo obiettivo aziendale.
Ma così come devi stare attento alle dosi di ogni ingrediente o alla temperatura del forno, quando fai un dolce; se vuoi coordinare efficacemente il tuo workflow aziendale devi fare attenzione a diversi elementi: vediamo quali sono e come arrivare al risultato perfetto!
La gestione del workflow aziendale
Dimenticati per un attimo della torta, a quella puoi pensarci dopo aver organizzato per bene il flusso di lavoro in azienda.
Gestire il workflow aziendale non è semplice come sembra. Sicuramente l’esperienza può essere d’aiuto, ma gli errori sono sempre dietro l’angolo. Ecco perchè durante le nostre consulenze aziendali ci è capitato spesso di guidare gli imprenditori nella giusta strada per gestire al meglio ogni task e raggiungere un soddisfacente risultato.
Per organizzare al meglio le attività dell’azienda ti sarà sufficiente impostare un diagramma di flusso, meglio ancora se condiviso con le persone coinvolte nel processo, in modo da avere ben chiare le diverse mansioni e le modalità di esecuzione.
Ma cosa è e come si costruisce un diagramma di flusso? Per prima cosa elenca tutte le attività aziendali che interessano la tua organizzazione e che richiedono l’interazione tra diversi ruoli per essere svolte. Un po’ come gli ingredienti che precedono la spiegazione di come realizzare la torta.
Procedi dunque inserendo all’interno del diagramma tutte le attività elencate. Il diagramma mostrerà a tutti gli interessati quel è il loro lavoro e come interagire con gli altri collaboratori presenti nel sistema organizzativo. In particolare, ricorda di specificare:
- Le responsabilità che spettano ad ogni attore del diagramma: direzione (project management), reparto tecnico, ufficio acquisti, ufficio vendite, e così via!
- La descrizione delle attività che vanno a costituire il flusso di lavoro, indicando nel dettaglio il compito che deve svolgere ogni reparto.
- La direzione in cui avviene lo scambio di informazioni, specificando quali reparti comunicano tra loro.
È fondamentale organizzare il flusso di lavoro in base a una corretta sequenza logico-temporale, così come prima di mettere la torta in forno, ti occuperai di amalgamare per bene gli ingredienti e metterli nella tortiera, giusto? Ecco lo stesso vale per le mansioni dell’azienda!
Ecco un esempio di diagramma di flusso o workflow aziendale:
Fonte: www.incite.com/Keystone/Overview
Consigli per organizzare il flusso di lavoro aziendale
Ti abbiamo detto a cosa serve organizzare il flusso di lavoro e cosa devi considerare per crearne uno efficace e ben strutturato. Ma come è possibile organizzare al meglio un flusso di lavoro che include numerose persone, mansioni e risorse e… a volte sembra impossibile trovare un punto di arrivo.
Che tu sia un imprenditore che fa capo a due o a venti dipendenti cambia poco, le difficoltà a volte si incontrano anche quando si devono organizzare le attività di una sola persona. Ma una volta compreso il meccanismo vedrai che sarà tutto più semplice.
Ecco cosa devi fare:
- Eleggi un Project Manager ovvero una persona che si occupi esclusivamente di organizzare e gestire le operazioni effettuati da ogni membro del gruppo. Scopri in un precedente articolo chi è e cosa fa il Project Manager.
- Considera il tempo necessario per svolgere ogni attività, per riuscire a incastrare nel modo migliore tutte le figure professionali.
- Esamina le attività in base alla priorità e all’urgenza che rivestono per l’intero flusso aziendale. Un workflow ben organizzato è quello che predispone per prime le attività con maggiore rilevanza.
- Assicurati che ogni attore del flusso disponga delle risorse e delle informazioni necessarie per svolgere la mansione. Non vorrai mica che le attività si interrompano perchè qualcuno non ha sufficienti risorse per portare a termine il lavoro?
In un precedente articolo ti abbiamo parlato delle tecniche migliori per gestire il tempo in azienda. Potrebbero esserti utili per riuscire a rispettare correttamente i tempi del flusso di lavoro da te stabilito.