La gestione dei nuovi progetti aziendali è una delle fasi più affascinanti. Soprattutto per gli imprenditori che adorano pianificare, programmare e avere tutto sotto controllo. E come spesso accade nel mondo imprenditoriale, anche in questo caso c’è chi nasce con spiccate doti organizzative e chi invece deve faticare a lungo prima di assimilare le tecniche per il project management.
Nel corso della nostra esperienza abbiamo fornito supporto a numerosi imprenditori con l’obiettivo di trovare la soluzione migliore per organizzare i nuovi progetti giunti in azienda. Sei pronto a impostare la tua strategia per gestire progetti della tua azienda? Ecco i nostri consigli.
Gestire un nuovo progetto passo a passo
Il project management implica numerosi processi, fondamentali per organizzare ogni fase del nuovo progetto. La prima cosa da analizzare per decidere se accettare la nuova sfida, è capire se il progetto è davvero conveniente per l’azienda oppure se è preferibile abbandonare l’idea e concentrarsi su altre attività ben più importanti per il tuo business.
Questa fase è forse la più importante e spesso, una scorretta valutazione circa l’utilità del progetto per l’impresa, può comportare risultati poco soddisfacenti.
Ecco perchè il primo consiglio che diamo ai nostri clienti imprenditori è quello di dedicare un po’ di tempo in più a questa particolare fase del progetto. La domanda a cui dovrai rispondere è: quanto è conveniente per l’azienda concentrare tempo e risorse su questo nuovo progetto?
Se la risposta è positiva allora potrai dedicarti alla pianificazione di ogni dettaglio.
A questo punto, il sistema di governance di progetto si compone di alcuni elementi base che potrai utilizzare per prendere le decisioni necessarie per il progetto. In particolare, ti permette di bloccare ogni attività se si verificano le seguenti condizioni:
- I rischi non sono accettabili per l’azienda;
- I benefici per l’organizzazione non sono significativi;
- I vincoli concordati non vengono rispettati;
- Gli stakeholder non sono coinvolti a sufficienza.
Prima di prendere una decisione in merito al progetto, è importate valutare che queste condizioni siano soddisfatte.
Dopo aver chiarito le disposizioni che precedono l’avvio del progetto, potrai affidare l’incarico di gestione al project manager della tua azienda che, per natura, non può fare a meno di pianificare e organizzare!
Pianificazione e obiettivi: come gestire il nuovo progetto?
Hai valutato se il nuovo progetto è utile e conveniente per la tua azienda? Bene, allora è giunto il momento tanto atteso, quello della pianificazione!
Ma prima, dovrai definire gli obiettivi del progetto. Come sempre, quando si parla di obiettivi vale la regola SMART:
- Specific: quindi devono essere definiti in base a elementi chiari e precisi;
- Measurable: devono essere ricondotti a parametri e indicatori che permettono la misurazione dei risultati;
- Achievable: ovvero devono riferirsi alle reali possibilità dell’azienda e devono essere chiare le modalità per raggiungerlo;
- Relevant: devono essere realistici e facilmente raggiungibili;
- Time Bound and Trackable: quindi si dovranno riferire a un periodo di tempo preciso e definito.
Una volta definiti gli obiettivi è giunto il momento di identificare le fasi che permettono lo sviluppo del nuovo progetto. In particolare, le attività del project manager riguardano:
- La disposizione di un Piano di Project Management e previsione di eventuali revisioni;
- La gestione del progetto giorno per giorno, valutando le problematiche e monitorando i progressi raggiunti;
- La gestione dei rischi che possono ostacolare la buona riuscita del progetto;
- La gestione dei rapporti con gli stakeholders per tutta la durata del progetto.
Adesso che le fasi riguardanti la gestione dei nuovi progetti sono più chiare, sei pronto per valutare ogni nuova sfida per la tua organizzazione.