Come gestisci gli acquisti in azienda? Ti lasci andare all’acquisto compulsivo, oppure valuti attentamente ogni prodotto e servizio che stai per comprare? Se pensi di fare parte della prima categoria questo articolo è pensato proprio per te. In caso contrario, puoi trovare comunque tanti spunti e consigli utili per migliorare i tuoi acquisti.
In fondo, circa il 75% del fatturato della tua azienda viene utilizzato per comprare prodotti e servizi dai tuoi fornitori. Ci avevi mai pensato?
Ecco perchè è importante saper gestire bene l’intero processo. Iniziamo!
Acquisti e piano strategico aziendale: cosa li accomuna?
La funzione degli acquisti ha un ruolo determinante per l’intera impresa, per questo motivo è strettamente legata al piano strategico aziendale. Come ti abbiamo appena fatto notare, la maggior parte del tuo fatturato viene utilizzato per i nuovi acquisti necessari a produrre beni e servizi.
Sono ancora poche le aziende che hanno compreso l’importanza della funzione acquisti e che hanno iniziato a considerarla come una fonte di profitto vera e propria. Ed ecco perchè, ci capita spesso con i nostri clienti imprenditori che desiderano rendere l’azienda più efficiente, di iniziare proprio dalle modalità con cui gestiscono gli acquisti in azienda.
Il primo passo? Smettere di pensare a questa mansione come all’insieme delle attività necessarie ad abbassare i costi di acquisto, a torchiare i fornitori e a ritardare i pagamenti quanto più possibile.
Il responsabile degli acquisti ha il compito di garantire all’azienda il fornitore, il prodotto e i servizi migliori sul mercato, valutando aspetti particolari quali:
- Prezzo
- Affidabilità
- Tempi di consegna
- Innovazione
- Qualità
- Supporto post-vendita
Ognuno di questi elementi garantisce all’impresa una perfetta gestione del processo.
Il secondo passo? Crea un collegamento tra chi si occupa degli acquisti e le altre funzioni aziendali: progettazione, area commerciale e amministrazione. Il modo migliore per rendere funzionale l’impresa infatti, è mettere in comunicazione i vari reparti che insieme contribuiscono alla produttività aziendale.
Funzione acquisti: come renderla efficiente?
A questo punto avrai capito quanto è importante gestire bene le operazioni di acquisto. E tu che gli hai sempre attribuito un ruolo marginale…
Niente paura, sei ancora in tempo per correre ai ripari! Ecco qualche consiglio per aiutarti a rendere davvero efficiente il reparto che si occupa degli acquisti.
Consiglio 1: coinvolgimento
Il responsabile degli approvvigionamenti è coinvolto nell’intero processo aziendale? È fondamentale che conosca nel dettaglio le fasi e le attività che si svolgeranno nel processo. In particolare: l’analisi dei bisogni interni, le specifiche, le richieste di offerta, la negoziazione, la definizione dei contratti, il monitoraggio dei fornitori. Tutti gli aspetti che in qualche modo hanno a che fare con la sua mansione.
Consiglio 2: efficienza
Un altro aspetto da migliorare sono le metodologie utilizzate per analizzare i fornitori, i prodotti e i servizi da acquistare. Una soluzione efficace per la tua azienda è la vendor list, una sorta di “contenitore” utile alla funzione acquisti e alle altre funzioni aziendali, per trovare le forniture necessarie in caso di urgenza. Più nello specifico, contiene l’elenco dei distributori a cui l’azienda si rivolge per gli acquisti.
Se utilizzi un software per la gestione contabile, questo elenco viene inserito nel programma, associando a ogni fornitore un numero per rendere più semplice la ricerca delle informazioni legate a ciascun distributore.
La vendor list deve essere sempre aggiornata e implementata. Per farlo dovrai ricercare costantemente nuove fonti di approvvigionamento, selezionando quelli più vicini alle esigenze dell’azienda. Verifica i requisiti dei fornitori più qualificati, anche a distanza di tempo, in modo da modificare la classifica ed eliminare quelli che non sono più adatti all’azienda.