Arrivano in ufficio, si siedono alla scrivania e controllano le e-mail, nel frattempo rispondono al telefono e firmano i documenti. Questo è il ritmo che caratterizza la mattinata tipo di molti imprenditori, che spesso prosegue al pomeriggio con un susseguirsi di azioni iniziate, interrotte, riprese e messe in attesa. In tale contesto, organizzare in maniera efficace i propri impegni lavorativi diventa impossibile, poichè i minuti sprecati si accumulano e compromettono il lavoro dell’intera giornata. In realtà, il tempo è il bene più prezioso che oggi un imprenditore deve cercare, costruire, mantenere. Rappresenta la discriminante tra l’utile e la perdita e solo chi riesce a gestirlo nel modo giusto può raggiungere i risultati prefissati.
Organizzare il lavoro, gestire al meglio il tempo
Manager e imprenditori spesso hanno tempo solo in due circostanze: quando l’azienda è in fase di start-up o quando è in fallimento. Il periodo intermedio è un accumulo di impegni, richieste, meeting da gestire con urgenza. Oggi, a causa della crisi, il fenomeno ha assunto una forma ancora più preoccupante, perché se tutto è crisi, ogni attività deve essere svolta con urgenza. Ma se tutto è urgente, niente è realmente importante. Ragionando in questo modo è facile cadere in un baratro e passare da un sistema efficiente ad un modello di in-efficienza, secondo il quale è “meglio fare tutto subito” senza però concludere nulla. I post-it sul tavolo aumentano, il telefono squilla incessantemente e alla lunga chi opera in questa modalità si sentirà demotivato e sopraffatto.
La domanda non è “Come fare ad avere tempo” ma “Come posso gestire meglio il mio tempo”?
Alcuni consigli per usare il tempo in maniera ottimale
La parola chiave è pianificare! Questa attività conferisce un livello di importanza ad ogni impegno lavorativo e ti aiuta ad operare in funzione della tua meta quotidiana. Per iniziare a programmare i tuoi impegni, scrivi in un foglio le attività della giornata e assegna ad ognuna un grado di importanza, cercando di capire quanto tempo impiegherai per portarle a termine. In seguito, segna su un’agenda l’ora di inizio e fine di ogni attività e organizza la tua giornata, tenendo conto anche della pausa pranzo, dell’ora di palestra o l’aperitivo con amici (se ancora non ci hai rinunciato). Durante le singole attività, non lasciarti distrarre dal telefono e non controllare la posta elettronica: se resti concentrato, raggiungi i tuoi obiettivi. La soddisfazione sarà un incentivo per proseguire su questa linea.
Trasforma in abitudine la pianificazione giornaliera o settimanale dei tuoi impegni e le lancette dell’orologio diventeranno tue amiche!