Un’azienda è come un enorme palazzo fatto di travi, colonne e muri spessi e resistenti. Ogni elemento riveste la sua importanza e insieme costituiscono un massiccio edificio capace di ospitare diverse persone e durare nel tempo.
All’interno di questa costruzione un ruolo portante è quello del Project Manager. Possiamo paragonare questa figura professionale alle fondamenta di un’azienda, perché ha il compito di supervisionare tutti i membri di una squadra, permettendo di finire il lavoro in armonia, entro i tempi previsti e rimanendo all’interno di un determinato budget.
Di cosa si occupa il Project Manager?
Il ruolo del Project Manager è abbastanza complesso, poiché deve riuscire a coordinare un’intera squadra, conoscendo ciascuna mansione. Per questo motivo, pensiamo che per diventare Project Manager siano necessarie diverse qualità: un mix tra capacità di analisi, problem solving, ottima organizzazione, ma anche un carattere aperto al dialogo, all’ascolto attivo e alla mediazione tra le parti.
Il Project Manager deve interloquire con i membri dell’azienda e con i clienti. Perciò deve conoscere alla perfezione i dati da presentare e deve possedere un metodo operativo articolato in diverse fasi, che sono strettamente legate al contesto in cui opera e all’organizzazione della singola azienda. Ecco le principali:
- Concordare il progetto insieme al titolare e al cliente.
- Definire la metodologia da seguire per raggiungere gli obiettivi preposti.
- Affrontare nel dettaglio i diversi punti del progetto, per capire le singole priorità.
- Identificare le fasi di lavoro, i tempi necessari e il budget.
- Individuare i ruoli professionali coinvolti nel processo.
- Assegnare le attività ai membri del team, dividere livelli di responsabilità e concordare le scadenze per concludere ogni incarico.
- Gestire lo sviluppo di tutte le fasi del progetto.
- Stimolare lo scambio tra i membri.
- Monitorare l’andamento dei lavori.
- Presentare dei report a management e cliente.
- Migliorare il proprio metodo con il tempo, imparando dalla propria esperienza.
Il Project Manager deve saper integrare tra loro tutti gli ingranaggi per far funzionare una macchina da guerra. Inoltre, deve sviluppare dei piani “alternativi” (i famosi Piani B) cercando di coprire tutti i costi concordati inizialmente con i committenti. Il completamento del progetto è un successo per il team ma soprattutto per il capo progetto che è responsabile del suo successo come del fallimento.
La pazienza del Project Manager
In questo lungo elenco di doti, caratteristiche e mansioni del Project Manager non abbiamo accennato alla pazienza, che probabilmente supera quella di Giobbe.
Infatti, se le persone comuni contano fino a 10 di solito questo professionista deve arrivare almeno fino a 50. Può capitare che il cliente sia insistente, cambi idea, chieda modifiche, azzardi richieste e una consulenza in più senza rispettare quelle pattuite nel contratto. Il Project Manager, in questi casi, deve riuscire a soddisfare il cliente senza intaccare il budget ma trovando un compromesso. Un’altra sfida da vincere sono i possibili conflitti all’interno del team ma anche i ritardi nella consegna dei singoli task. La squadra deve remare nella stessa direzione e arrivare alla meta, portando a termine i lavori entro i tempi previsti. Il Project Manager deve dare il tempo e le coordinate, gli stimoli giusti in modo che tutti stiano concentrati sul proprio lavoro.
Ma in fondo il Project Manager che cosa fa? Questa domanda è una delle più frequenti. Può essere vero, questo professionista non agisce fisicamente, tuttavia lui è il principale responsabile. Parla, discute, concorda le varie fasi del progetto con i clienti, il management dell’azienda e i membri a lavoro. Pensiamo a 10 progetti da seguire contemporaneamente, il tempo vola e il lavoro di questa figura è immenso. Poi diciamoci la verità, tante volte, in un’azienda il Project Manager si occupa anche di un aspetto specifico del progetto.
Quella del Project Manager è una sfida quotidiana, ma anche uno stimolo per migliorare e fare carriera nel proprio settore, permette di avere una conoscenza approfondita di progetti differenti tra loro: si tratta di un professionista veramente importante per un’organizzazione e deve essere scelto con grande attenzione!