Quanti di voi al solo sentire parlare di riunione aziendale iniziano a sbadigliare? Questo avviene perché, troppo spesso, i meeting a lavoro sono noiosi e privi di stimoli. Condurre efficacemente una riunione aziendale è abbastanza importante, perché si può veramente discutere di elementi importanti relativi all’organizzazione e cercare di definire delle strategie e dei metodi lavorativi, ma anche punti di forza e criticità da migliorare.
La riunione è un modo per conoscersi meglio e parlare delle proprie mansioni all’interno del gruppo. Come abbiamo appena accennato, la riunione è un momento dalle grosse potenzialità ma è necessario organizzarla e gestirla efficacemente per ottenere dei risultati e non suscitare il malcontento del team.
L’importanza delle riunioni aziendali
I meeting sono uno strumento molto potente per migliorare la gestione dei progetti e motivare adeguatamente tutti i membri della squadra. Per tale motivo, pensiamo che il management dovrebbe dare molta attenzione a tutti i dettagli della riunione per sfruttare ogni minuto dell’incontro in maniera produttiva. Le persone alla fine della riunione non dovrebbero avere gli occhi spenti, ma pieni di carica e voglia di fare, motivati e soddisfatti. In una parola, le riunioni devono essere utili.
Cosa fare prima della riunione
Una fase fondamentale è la preparazione e l’organizzazione del meeting aziendale. Durante la nostra esperienza abbiamo notato che uno dei problemi delle aziende è quello di non capire quando è effettivamente arrivato il momento di organizzare un incontro insieme al team aziendale. Alcune aziende le organizzano raramente altre ne abusano. Ma quando è veramente il momento di organizzare una riunione? Non c’è una vera risposta a questa domanda, perché le realtà sono tantissime e ognuna diversa dall’altra. Il nostro compito è quello di guidare il management delle aziende per capire insieme quando organizzare una riunione e come comunicarlo ai diversi membri.
Le riunioni possono essere organizzate in diversi casi: all’avvio di un progetto, per fare conoscere tutte le professionalità che ci parteciperanno, oppure durante un periodo di crisi o basso profitto, ma si può anche decidere di fare un briefing per comprendere la direzione da prendere nella realizzazione di un lavoro.
Chi si occupa di dirigere un’azienda deve comprendere le necessità del gruppo e usare le riunioni per migliorare la vita in azienda. L’empatia e il dialogo in questi casi sono fondamentali. Organizzare una riunione alla settimana è totalmente inutile in una piccola azienda, dove il tempo è oro, il lavoro è tanto e una riunione di troppo potrebbe essere vissuta come uno spreco di tempo. Perciò il primo passo da fare è comprendere quando è veramente necessario organizzare un incontro.
Dopo la decisione, viene l’organizzazione. Le cose da fare in questa fase sono principalmente tre:
- Definire gli obiettivi dell’incontro: perché sto organizzando questa riunione?
- Prevedere una durata di massimo due ore: dopo questo tempo, infatti, l’attenzione inizierebbe a calare.
- Stabilire gli argomenti e quindi le persone che parteciperanno.
Per aiutarci durante la gestione della riunione potrebbero servire degli strumenti, dal computer portatile al proiettore o addirittura una radio (magari vogliamo iniziare la riunione con l’ascolto di una canzone). In questo caso, organizziamoci bene e recuperiamo in anticipo tutto ciò che ci serve, eviteremo, così, ritardi e brutte figure.
Scrivi l’ordine del giorno e disponi la sala prima dell’inizio della riunione.
Inizia la riunione: la gestione del meeting
La prima raccomandazione è quella di iniziare all’ora stabilita. In secondo luogo, se l’argomento della riunione è legato ad incontri precedenti, ti consigliamo di fare un piccolo riepilogo.
A questo punto, forse ti sarà utile mostrare delle slide o (perché no) potresti farti aiutare da frammenti di un film che ti ispira particolarmente e che ben si presta alla gestione della riunione. Questa idea potrebbe rendere l’incontro meno formale e aiutarti a rompere il ghiaccio.
Cerca di condurre la riunione seguendo l’ordine del giorno ed evita di divagare, un errore abbastanza diffuso nelle aziende. Per tale motivo potresti basare la riunione su un filo conduttore che possa tessere ogni punto affrontato.
Esaminiamo uno per uno i punti in programma. Il carisma del leader, ovvero di colui che conduce la riunione, ora è fondamentale, perché deve essere in grado di mettere a proprio agio i partecipanti e soprattutto farli parlare, sennò non sarà un dialogo ma un inutile monologo. In che modo? Questo è un altro punto critico, perché ci sarà sempre qualcuno che cercherà di prendere la scena o qualcun’altro che preferirà rimanere nell’ombra, restando zitto per tutto il tempo. La capacità di un buon leader si vede proprio in questi casi: tutti devono esprimere il proprio punto di vista e dare il loro contributo all’incontro. La partecipazione attiva del gruppo e l’ascolto reciproco sono i fattori di successo di una riunione aziendale.
Terminare la riunione aziendale: portiamo a casa delle decisioni
Dopo aver affrontato i diversi punti del giorno, la riunione si avvia alla sua conclusione. Come ogni fase, anche questa ha le sue prerogative: la prima è quella di arrivare a dei punti fermi, delle decisioni finali che possano dare un senso all’incontro. Dopo aver fatto un riepilogo delle cose dette e aver stabilito le decisioni prese con le relative azioni da intraprendere, la riunione si chiude con una parola da parte di tutti i membri. A rotazione ognuno darà un feedback, per esempio si può scegliere un aggettivo per esprimere ciò che si è imparato.
Inoltre non bisogna dimenticare di creare il verbale dove indicare i partecipanti, gli argomenti discussi, gli obiettivi della riunione, le decisioni finali e le azioni da fare per attuarle.
Seguendo queste indicazione, potrai condurre la riunione aziendale in modo efficace e lasciare i partecipanti felicemente soddisfatti.