Quante volte pensiamo di non avere tempo? In realtà la nostra giornata dura 24 ore esattamente come quella dei potenti della terra, degli eroi e dei personaggi storici, protagonisti di imprese grandiose e indimenticabili. Il problema non è aver poco tempo, ma gestirlo in modo corretto ed efficace, per portare a termine tutti gli obiettivi che ci siamo posti.
Andiamo a ritroso e partiamo dalle scadenze
Quando iniziamo un lavoro dobbiamo partire proprio dalla fine. Pensare al progetto pronto da consegnare. Organizzare i tempi della sua realizzazione ed immaginare i dettagli ci aiuterà a creare un ritmo di lavoro e procedere senza perdere tempo. Dopo aver considerato tutti gli elementi che lo costituiscono ed aver impostato un piano di lavoro, è necessario dare una scadenza. Anche se, in realtà, nella maggior parte dei casi, non siamo noi, ma il committente del lavoro ad imporci una data di consegna. Anche in questo caso, non bisogna cadere nel panico. La parola chiave è pianificazione.
Sei mai stato a Barcellona? Probabilmente hai visitato la Sagrada Familia, l’enorme basilica iniziata nel 1800 e non ancora completata. Non pensare che questo esempio non c’entri nulla con i tuoi lavori. Innanzittutto, ti insegna a lavorare costantemente. La Sagrada Familia è un cantiere a cielo aperto da 200 anni, i lavori procedono nonostante il progetto sia complesso. Un lavoro difficile, lungo e ricco di insidie potrebbe demoralizzare qualunque professionista. Pensare al progetto completato potrebbe aiutarti ad andare fino in fondo senza sosta e in modo costante.
I progetti possono essere eseguiti sia da una singola persona che da un team di lavoro. Anche la Sagrada Familia coinvolge centinaia di lavoratori: ingegneri, designer e costruttori. Ognuno ha il suo compito, che deve portare avanti in collaborazione con il resto del gruppo. Ogni membro deve intervenire in una determinata fase di lavoro. Per tale motivo, viene stabilito il periodo di attività consultando tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione. Fin dalla partenza devi chiarire gli obiettivi singoli e di gruppo, le scadenze ma anche le fasi di creazione, inclusi gli step intermedi.
Per non perdersi in un bicchier d’acqua e ritrovarsi con il progetto in ritardo, ti consigliamo di stabilire i Goal Setting, ovvero obiettivi intermedi da portare a compimento periodicamente. Questi piccoli step servono a procedere con più sicurezza verso la meta. I goal setting possono essere molto utili soprattutto per i progetti a lungo termine, perché permettono di non perdere la motivazione e capire se si sta procedendo correttamente.
Gestione tempo e obiettivi: definire le priorità
Ora che hai definito i tuoi tempi e le tue scadenze, devi comprendere come organizzare il lavoro. Ti consigliamo di pianificare le attività dividendole secondo il grado di priorità.
Annota i tuoi impegni in un foglio grande e dividili in 4 categorie a seconda dell’importanza:
- Urgente: in questa categoria si inseriscono le attività da realizzare immediatamente. In molti casi, queste situazioni possono causare stress, soprattutto se si è in ritardo con la consegna.
- Importanti ma non urgenti: in questo caso si potrà operare con maggiore tranquillità e avere una cura maggiore dei dettagli. Attenzione però, se si perde troppo tempo anche queste attività si trasformeranno in urgenti.
- Non importanti ma urgenti: in questa fase annotiamo le azioni meno importanti, che possono essere, per esempio, più facili oppure legate all’attività di un’altra persona.
- Attività N/N: sono tutte le azioni non finalizzate direttamente al raggiungimento dell’obiettivo. Naturalmente non puoi pretendere di dedicare un’intera giornata ad una mansione. Svagati e metti in pausa il cervello con attività ricreative. Riprenderai il lavoro con una freschezza e con un’energia differenti. In ogni caso, inserisci anche queste attività nel tuo piano di lavoro, perchè ruberanno del tempo alla tua giornata. Includi in questo spazio anche le pause pranzo, la palestra e gli spostamenti in macchina.
Bene, hai diviso le tue attività in macro-categorie. Cerca di non divagare o perdere tempo facendo cose che non hai incluso dentro gli insiemi e programma la tua settimana a seconda delle tue priorità. Hai le tue settimane ben programmate, cerca di seguire le regole che ti sei posto e ti sentirai subito più efficace e produttivo. Potrai veramente dare una svolta alle tue giornate che senza dubbio “dureranno di più”!
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